Исследователи: бесполезные совещания ежегодно наносят компаниям ущерб в размере $101 млн

Что произошло

Исследование Стивена Рогельберга из Университета Северной Каролины показало, что американцы считают бесполезными треть совещаний, которые им приходится посещать на работе. Об этом пишет Bloomberg.

• В рамках исследования 632 сотрудника, работающих в компаниях из 20 различных отраслей, должны были подсчитать, сколько они тратят времени на совещания, и поделиться своим мнением о них.  
• Выяснилось, что в среднем сотрудники проводят на таких встречах 18 часов в неделю. По словам респондентов, они бы предпочли не посещать более 30% совещаний, однако им неловко отказывать руководителю.
• На совещаниях 73% сотрудников занимаются другими задачами, а 90% признаются, что уходят в свои мысли вместо активного обсуждения.
• По подсчетам Рогельберга, бесполезные рабочие встречи — дорогое удовольствие для компаний. Так, ежегодный ущерб на одного сотрудника оценивается в $25 тыс., а для организаций с более 5 тыс. работников эта цифра возрастает до $101 млн.

Контекст

• Другое исследование, проведенное швейцарским сервисом для планирования рабочего времени Doodle, установило, что две трети профессионалов ощущают, что впустую тратят на совещаниях драгоценное время. По оценке организации, из-за бесполезных совещаний США теряет $399 млрд в год.
• Исследователи отметили, что в период с 1960-х по 1980-е годы время, затрачиваемое американскими топ-менеджерами на совещания, выросло в 2 раза. 
• Опрос сайта Salary.com показал, что почти половина офисных работников сегодня считают внутрикорпоративные встречи главным «убийцей времени» — фактором, отвлекающим от основных обязанностей. Среди руководителей доля недовольных еще больше — 71% из них считают совещания контрпродуктивными, а 65% уверены, что они мешают выполнять рабочие задачи.
• Как отмечают специалисты, эта тенденция характерна не только для США, но и для любой другой страны.

Что говорят

Честное слово, я считаю, что большинство совещаний — это тотальное насилие над душой человека. Люди на них сводятся к функции. На совещании совершенно не важно, кто ты как человек.

Сью Филлипс сооснователь американской консалтинговой компании Sacred Design Lab

Обмен идеями и мнениями — это важнейший элемент в работе высокоэффективного коллектива или организации, и в то же время именно его мы просто разрушаем. Если вы общаетесь неэффективно, вы не получаете информации от других, вы не создаете внутренние связи, не разрушаете ненужные барьеры. Неудачное совещание может стать источником последующих неудач вашей организации.

Энди Уолшсоучредитель и партнер фирмы Liminal Collective

Совещания были необходимы в доцифровую эпоху. С развитием интернета и систем по управлению проектами практика совещаний стала обременением для современного бизнеса, ведь любое совещание отнимает самое ценное — время.

Александр Першиковпредседатель совета директоров инвестфонда Key Group

Как отмечают СМИ, компании все равно не готовы отказываться от совещаний. 

• Многие топ-менеджеры считают их необходимым злом и не видят бизнес без регулярных заседаний в переговорке с коллегами. Они утверждают, что рабочие встречи важны для налаживания сотрудничества между отделами, позволяют понять чужие потребности, способствуют обмену релевантной информацией и стимулируют креативность.

Что делать

Чтобы совещания проходили эффективно, ученые советуют следовать нескольким принципам.

• Приглашайте только тех, чье присутствие действительно необходимо. В совещании должны участвовать только те сотрудники, которые могут помочь решить обсуждаемую проблему.
• Не растягивайте длительность совещания. Отводите ровно столько времени, сколько заслуживает вопрос. Так, если проблему можно обсудить за 25 минут, то совещание не стоит делать часовым.
• Пользуйтесь повесткой дня. Подробная повестка дня, предварительно разосланная, поможет людям подготовиться. Однако она превращается в бесполезную, если ее не придерживаться. Не позволяйте дискуссии отклоняться от ранее поставленной задачи. 
• Приходите пораньше. Исследования показали, что несколько минут разговора «ни о чем» перед началом совещания создают атмосферу комфорта и помогают людям расслабиться и более свободно выступать во время совещания. 
• Дебриф. Сразу после совещания организатор должен разослать участникам краткое содержание дискуссии, пункты, которые предстоит выполнить, и перечень сотрудников, которые будут ответственны за их выполнение. 

Фото обложки: Freepik